上司への上手な「相談」の仕方を覚えよう
ビジネスパーソンとして、上司へ上手な相談ができることは大きなプラスです。
相談とは、仕事をする上で判断に迷ったとき上司や先輩に参考意見やヒント、アドバイスをもらうことです。
「○○の件についてどうしたら良いか、ご意見を聞かせてください」といったものです。
この記事では報連相の一つとして、上司や先輩への上手な「相談」の仕方について説明します。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
相談のステップ
相談では、上司や先輩に参考意見をもらうことが目的です。
そのためには、どのように相談を進めたらよいでしょうか？そのステップを説明します。
- 事前準備をする
資料やデータなど、相談するさいに必要なものをあらかじめ用意します。
そして自分なりの答えもつくっておきます。
- 心配りを忘れないで、相談のタイミングを図る
上司への相談はいつが良いか、最適なタイミングを図ります。物事がこじれる前に早めに相談することです。
- 相談する
上司や先輩に相談して、直面する課題を解決するためのアドバイスをもらいます。実行に移す前に必ず相談することです。
- アドバイスをもとに解決を図り、結果を報告する
相談に乗ってもらった人には、結果がよくても悪くても必ず報告し、感謝を伝えることが礼儀です。
- 相談の効果がでる
問題に対処していくことで自己成長し、また上司との関係も親密になります。
それではそれぞれのステップについて詳しく見てみようと思います。
相談の仕方のステップ１：相談の事前準備をする
上司へ上手に相談するために、あらかじめしっかりと準備をしましょう。
相談の事前準備は以下のように進めます。
- 相談内容に関する資料を揃える。
- 相談する内容を整理して、問題や原因、事実をはっきりさせる。
- 相談の目的（ゴール）についてしっかり説明できるようにする。
- 相談内容について自分なりの解決策を考える。
- 筋道を立てて話せるようにしておく。
一見複雑に見える問題でも、整理して相談することで上司が答えを導きやすくなります。
特に「何が問題なのか」、「相談者に何をして欲しいのか」、「自分はどうしたいのか」、をはっきりさせておいてください。
このように、相談の目的や着地点をはっきりさせておくと効率的に相談できます。
相談の仕方のステップ２：心配りを忘れないで、相談のタイミングを図る
上司に相談出来るタイミングを見極め、こじれる前に早めに相談しましょう。
- 上司に時間的、精神的な余裕がある時に相談してください。
「相談がありますので、都合の良い時間に声をかけて下さい」と伝えておいて、上司から声をかけられるを待つのがいいでしょう。
余裕がないときに相談を持ち掛けても、断られるか、いい加減な回答をされるだけです。
- 突発的に相談したい場合は、「ちょっといいですか？」と切り出したのでは上司は相談に要する時間がわかりません。
「○○の件でご相談したいことがありますが、ちょっとよろしいですか？」と用件名を先に話すことが礼儀です。
- こじれる前に早めに相談しましょう。
問題やトラブルが発生したら自分の判断で行動せず、必ず上司に相談することがヒケツです。
相談の仕方のステップ３：相談する
直面する課題を解決するために上司に相談しましょう。自分だけで何らかのアクションをスタートさせる前に相談することです。
特に職場に影響を与えるような大きな仕事について、そのやり方や仕組みを変更したいと思ったら、実行に移す前に必ず上司に相談します。
相談するにあたっては以下のポイントに注意しましょう。
- はじめに何についての相談か、問題点はなにか、具体的にどうしたいのかをはっきりさせます。
「〇〇の仕様について相談したいことがあります。以前取り決めた仕様ではＡ社の製品に対応できないことがわかりました。Ａ社の製品対応できるように修正案を考えてみたのですが、問題があるか判断していただけますか？」
と最初に伝えれば、現在の仕様ではＡ社の製品に対応できないので相談しにきて、具体的には修正案について判断してほしいんだなとわかってもらえます。
最初にどのような着地点を望んでいるのかはっきりさせないと、予期せぬ方向に話が広がってしまいます。
- 上司がアドバイスしている間はメモを取って聞くことに集中します。
途中で口を挟まず、なにか言いたいことがあっても上司の話が終わってからにします。途中で口を挟まれるのは気持ちがよいものではありません。
- 最後に感謝の気持ちを伝えましょう。
元気よく感謝の気持ちを伝えましょう。すると次回も快く相談に乗ってくれるはずです。
また上司に自分の意見を納得させることが目的でも、相談形式で伝えたほうがうまくいくものです。
「過去の実績を調べた結果、私はA案だと思いますが、課長の意見についてお聞かせいただきますか？」というような伝え方です。これを覚えておくと良いです。
上司を納得させることができれば、あなたの意見で職場全体を変えることも可能です。
相談の仕方のステップ４：アドバイスをもとに解決を図り、結果を報告する
アドバイスをもとに解決を図ったら、必ず結果を報告することが相手に対する礼儀です。
時間を割いて相談に乗ってくれたのですから、結果がよくても悪くても必ず報告し、感謝の気持ちを伝えます。
結果的に上司の意見と異なってしまっても、相談に乗ってくれたことに感謝する気持ちが大切です。
結果を報告すれば、相手は次の相談にも気持ちよく応じてくれるでしょう。
相談と結果報告はセットであると考えましょう。
相談の仕方のステップ５：相談の効果がでる
課題解決のため上司や先輩に相談することで、あなたは確実に成長します。
- 相談すると、ミスを防いで活き活きと仕事ができます。
困ったことを一人で抱えて悩まずに、上司や先輩に積極的に相談しましょう。
- 上司や先輩が蓄積する知識、経験、ノウハウ等を積極的に活用すれば自分自身が成長できます。
本などで読んだことはすぐに忘れてしまいますが、教えてもらうという経験とセットで得た知識はしっかりと身に付きます。
上司は部下から何の相談もないと寂しさを感じるものです。
わからない点があれば、理解・納得できるまで上司や先輩に相談する習慣をつけましょう。
まとめ
ビジネスパーソンとして上手な相談の仕方を覚えることは大切です。
相談とは上司や先輩に仕事の上での参考意見をもらうことです。どのように相談を進めたらよいのか、そのステップを説明します。
ステップ１：事前準備をする
相談内容に関する資料を揃え、事実と原因、相談する内容など問題を整理します。そして自分なりの解決策を考え、筋道を立てて話せるようにしましょう。
ステップ２：心配りを忘れないで相談のタイミングを図る
上司が時間的、精神的余裕がある時に相談することです。またこじれる前に早めに相談します。
ステップ３：相談をする
自分だけで何らかのアクションを実行に移す前に必ず上司に相談するようにします。
相談にあたっては、何についての相談か、問題点はなにか、具体的にどうしたいのかをはっきりさせましょう。アドバイスについてはメモを取り、最後に感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。
ステップ４：アドバイスをもとに解決を図り、結果を報告する
相談をしてアドバイスをもとに行動に移したら、相談に乗ってくれた人にその結果を報告するのが礼儀です。再度感謝の気持ちを伝えましょう。
ステップ５：相談の効果がでる
課題解決のため上司や先輩に相談することで、自己成長することが相談の効果です。
以上を確実に実行することできっと相談がうまくいくはずです。ぜひ相談の効果を実感してみてください。
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